Als begeleider van mensen met een verstandelijke beperking is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie. We werken met mensen die ons hun verhaal toevertrouwen – vaak heel persoonlijke stukken uit hun leven. Daarom stopt onze verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid en privacy niet op het moment dat we met vakantie vertrekken.
In deze blog deel ik graag hoe ik zelf omga met privacy en gegevensbescherming in de aanloop naar mijn verlof, en wat ik geleerd heb doorheen de jaren. Met een paar doordachte gewoontes kun je heel wat risico’s vermijden – voor jezelf, je team én je cliënten.
✅ Wat ik zeker wél doe voor ik met vakantie vertrek
1. Ik stel een veilige out-of-office in
Voor ik vertrek, stel ik altijd een automatische e-mail in waarin ik kort en zakelijk meld dat ik afwezig ben, mét vermelding van wie mij vervangt. Wat ik níet doe: vertellen waar ik ben, hoe lang precies, of dat ik “niet bereikbaar ben wegens vakantie in het buitenland”. Minder is hier echt meer.
2. Ik sluit mijn werktoestellen goed af
Mijn laptop, tablet en werktelefoon worden volledig afgesloten of vergrendeld met een sterk wachtwoord. Ik leg ze niet gewoon in een kast, maar berg ze op in een afgesloten ruimte op het werk. Geen losliggende toestellen meer in mijn auto of rugzak.
3. Ik zorg voor een goede overdracht
Voor ik vertrek, neem ik de tijd om dossiers bij te werken, belangrijke signalen te noteren en mijn collega’s te informeren over wat zij moeten weten. Zo voorkom ik dat ze mij achteraf moeten bellen of mailen met vragen. Een goede overdracht geeft rust – voor iedereen.
4. Ik ruim mijn papieren netjes op
Ik check mijn tas, auto, bureau en zelfs mijn jaszakken op losse papieren of notities met cliëntinformatie. Alles wat belangrijk is, gaat in het systeem of in de afgesloten dossierkast. De rest versnipper ik of gooi ik op de juiste manier weg.
5. Ik meld het als er iets misgaat – ook tijdens vakantie
Ben ik een toestel kwijt? Of krijg ik een verdachte e-mail, zelfs als ik op vakantie ben? Dan meld ik dat meteen via de juiste weg. Dat hoeft niet veel moeite te kosten, en zo voorkom je dat een klein incident een groot probleem wordt.
❌ Wat ik bewust níet doe als ik op vakantie vertrek
1. Ik neem geen toestellen mee “voor de zekerheid”
In het begin nam ik mijn werktelefoon soms mee “voor het geval dat”. Maar ik heb geleerd dat dat alleen maar voor onrust zorgt. Als ik vakantie neem, dan neem ik écht afstand. Geen laptop in de koffer, mijn werktelefoon gaat uit. En eerlijk: dat doet deugd.
2. Ik deel geen cliëntinfo via WhatsApp
Soms sturen collega’s me tijdens mijn verlof nog een snel vraagje. Vroeger zou ik dan snel even iets antwoorden via WhatsApp, maar nu doe ik dat niet meer. Cliëntgegevens horen niet thuis op die platformen. Als ik met verlof ben, verwijs ik gewoon vriendelijk door naar mijn vervanger.
3. Ik gebruik mijn privétoestel niet om “even iets op te zoeken”
Mijn persoonlijke gsm of laptop gebruik ik niet om in te loggen op het cliëntvolgsysteem of mijn werkmail. Tenzij ik via een VPN en op een professioneel toestel werk, blijf ik uit het systeem. Zonder die beveiliging is er risico op datalekken, zeker als je op een onbekend of openbaar netwerk zit.
4. Ik laat geen toegangsmiddelen rondslingeren
Badge, sleutel, paswoorden: alles wat toegang geeft tot info of ruimtes, berg ik veilig op. Een vergeten badge op je bureau lijkt misschien onschuldig, maar kan ongewild toegang geven tot gevoelige dossiers.
5. Ik blijf niet “een beetje beschikbaar”
Dit was voor mij misschien het moeilijkste: echt loslaten. Ik was gewend om toch nog even mijn mail te checken of snel te antwoorden op een vraag. Maar intussen weet ik dat ik collega’s daar niet mee help. Integendeel: ik verstoor het werk van wie wél verantwoordelijk is op dat moment. Sinds ik dit loslaat, geniet ik ook écht van mijn vakantie – en dat gun ik iedereen.
🎯 Waarom ik dit belangrijk vind
Mensen met een beperking vertrouwen ons hun verhaal toe, hun kwetsbaarheid, hun leven. Dat verdient bescherming – ook als wij er even niet zijn. Ik wil niet dat een foutje, een verloren toestel of een onvoorzichtige klik op een link hun vertrouwen schaadt.
Door enkele bewuste keuzes te maken voor mijn vakantie, werk ik met een gerust hart én geef ik mijn collega’s en cliënten de veiligheid die ze verdienen.
Heb jij ook goede gewoontes rond privacy of informatieveiligheid tijdens vakantieperiodes? Deel ze gerust met je team – of hier in de reacties. Zo blijven we samen zorgzaam én veilig werken.
Geef een reactie